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Quién trabaja aquí, quién está dentro y quién ficha
Das de alta a tu gente una sola vez, con su DNI y su fecha de nacimiento. Cada uno se lleva al móvil su enlace privado con sus turnos, sus limpiezas y sus horas, protegido por un número de cuatro cifras que solo sabe él.
La pantalla de verdad, con los datos de un bar de ejemplo.
El problema
Hoy tu equipo vive en un grupo de WhatsApp y en tu cabeza
Pregúntate quién trabaja hoy en tu local y quién trabajaba en marzo. Los DNI están en fotocopias dentro de una carpeta, del chico de los fines de semana nadie recuerda si ya cumplió los 18, y el que se fue en junio sigue en el grupo de WhatsApp del cuadrante. Cada vez que entra alguien nuevo repites las mismas explicaciones, y cada vez que se va queda algo suelto.
El cuadrante lo mandas por WhatsApp y a los dos días alguien pregunta si entra a las cuatro o a las cinco. Las limpiezas son una foto de un papel. Y a mitad de servicio, con la barra llena, uno te para para preguntarte cuántas horas lleva este mes. Todo eso son interrupciones tuyas, no de ellos.
Y hay algo peor, que no se ve hasta que hay un problema: si el jefe puede teclear el número con el que fichan sus empleados, cualquier fichaje se rompe con un «ese no lo hice yo, mi jefe me cambió el número». Aquí no puedes ponerlo. Solo puedes restablecerlo para que lo teclee la persona en la pantalla del negocio. Ese «no puedo» es justo lo que convierte cada marca en una prueba.
Cómo funciona
De principio a fin
Nombre, apellidos, qué hace, su DNI o NIE y su fecha de nacimiento. Dos minutos por persona y no se vuelve a tocar. La ficha de la empresa se crea sola: para poner gente y turnos no hay que firmar ningún papel.
En su tarjeta pulsas «Su enlace» y sale un QR. Lo apunta con la cámara del móvil y ya está dentro. No hay aplicación que instalar, ni usuario que crear, ni contraseña que recordar.
Cuatro cifras que solo sabe él. Tú no las pones nunca y no las puedes ver. Si se le olvidan, le das a «Restablecer su número» y las teclea él mismo en la pantalla de fichar, en los 20 minutos siguientes.
Sus turnos, sus limpiezas, sus horas mes a mes, sus vacaciones y las mesas que están llamando ahora, con un botón «Voy yo». Solo lo suyo: ni horas de compañeros ni nada de la empresa.
Desaparece al momento de la pantalla de fichar, del cuadrante, del reparto de limpiezas y de la pantalla de la barra. Su documento y su histórico de horas se conservan, como manda la ley.
Todo lo que hace
Función por función
La lista de tu equipo
Una tarjeta por persona, como en la pantalla de Casa Pepe de la foto. De un vistazo sabes quién puede fichar y quién no.
- Una tarjeta por persona con su nombre y qué hace: Empleado, Encargado o Dueño
- Semáforo verde «Con su número puesto» o rojo «Sin número: todavía no puede fichar»
- Semáforo «Pendiente de poner su número en la pantalla de fichar» mientras hay un restablecimiento en marcha
- Recuadro ámbar de menor de edad con la edad exacta y sus cuatro límites escritos: sin horas extra, sin trabajo de noche, máximo 8 h al día y 30 minutos de descanso a partir de 4 h y media
- Aviso rojo si alguien se ha equivocado 3 o más veces con su número en los últimos 10 minutos
- Botón «Quitarle la espera» para no hacerle esperar los 10 minutos
- Cuatro acciones y ninguna más: dar de alta, restablecer el número de alguien, poner el tuyo (solo si tu ficha es de rol Dueño) y dar de baja
- Tarjeta punteada «Dar de alta a alguien» al final de la rejilla, y el recuento arriba: «1 persona» o «N personas»
- Ordenada por nombre y apellidos; los dados de baja no salen
- Aviso «Aquí todavía no se ficha», con el enlace al control horario, solo si aún no has hecho el alta legal
- Mensajes de resultado en llano y en verde o rojo: «Marta ya está en tu equipo»
- Dar de alta, restablecer y dar de baja van con token de seguridad: una página ajena no puede dispararlo con tu sesión abierta
El alta, hecha bien a la primera
El alta comprueba de verdad lo que escribes, y te dice exactamente qué falla antes de crear nada.
- Nombre obligatorio, hasta 120 caracteres; apellidos opcionales, hasta 160
- DNI o NIE obligatorio, con la letra comprobada con la tabla oficial: «00000000A» no entra
- Se acepta escrito con puntos o guiones: se limpia y se pasa a mayúsculas solo
- Antiduplicado por documento: no puede haber dos personas activas con el mismo DNI («Ya tienes a alguien con ese documento»)
- Fecha de nacimiento obligatoria y comprobada: menos de 14 años se rechaza, más de 100 también
- El calendario del móvil ya viene topado en hoy menos 14 años, así que no ofrece fechas imposibles
- Teléfono opcional (hasta 20 cifras, se le quitan espacios y guiones) y email opcional (hasta 190 caracteres), con la nota de para qué sirve cada uno
- Rol de tres: empleado, encargado o dueño
- Número secreto opcional en el alta, para ponerlo con la persona delante tecleándolo ella
- Si tienes firmada el alta del control horario, en ese mismo instante se le entrega su documento de información del art. 13 con su nombre dentro
- Ese documento se congela: el texto ya rellenado, su huella SHA-256, la versión y las evidencias (hora, IP y navegador)
- Un texto marcado como borrador no se firma nunca: se comprueba dos veces, porque firmarle un papel de mentira es peor que no dárselo
El número secreto: tú no lo puedes poner
Es la decisión más importante de la herramienta y va contra lo que un jefe cree que quiere. Te quitamos ese poder para que la marca sea de la persona.
- Regla de oro: no puedes poner el número de otra persona, y el propio aviso te dice la salida buena
- Única excepción: sobre tu propia ficha de rol Dueño sí puedes fijar el tuyo
- «Restablecer su número» borra el número, renueva su enlace y abre una ventana de 20 minutos
- La persona va a la pantalla de fichar, toca su nombre, lo teclea dos veces y listo. Nadie del negocio lo ve en ningún momento
- El número se guarda cifrado de una sola dirección: no está en claro ni en la base de datos ni en ningún email
- Lista negra de 33 números fáciles: escaleras (1234, 0123, 9876), pares repetidos (1212, 1010) y los diez de cuatro cifras iguales
- El error dice qué pasa, no un «dato incorrecto»: «Son 4 cifras exactas, y has puesto 3» o «Ese PIN lo adivina cualquiera»
- Email automático al trabajador cuando le restableces el número, sin el número dentro, explicándole que lo elige él
- Queda apuntado quién lo restableció, cuándo y desde qué dirección; y desde qué aparato lo cerró ella
- El freno de intentos nunca bloquea: los 2 primeros fallos no hacen esperar nada, luego 1, 2, 4 y 8 segundos, con tope de 10 segundos y ventana de 10 minutos
- Por dirección de internet el freno no empieza hasta los 20 fallos, porque en una pantalla de fichar teclean veinte personas desde la misma
- Acertar borra el contador de fallos entero
Su enlace y su QR
Cada persona tiene una dirección propia en su móvil. El enlace solo no basta: la primera vez pide su número.
- Enlace propio por persona, con un código de 32 caracteres que nace la primera vez que lo pides
- QR dibujado en tu propio navegador con una librería que va dentro de la página: la dirección de tu gente nunca se manda a un generador de QR de internet
- La dirección también en texto y sin el «https://», para poder dictarla por teléfono
- Botón «Copiar la dirección», que cambia a «Copiada»
- Tres formas de entregarlo: el QR de la tarjeta, el botón «Mi zona personal» de la pantalla de fichar o el botón «Mi zona» de la pantalla de la barra
- Sacarlo desde la pantalla de fichar exige su número: nadie saca el enlace de un compañero
- Doble puerta: la primera vez en cada móvil se pide el número secreto, con teclado en pantalla, cuatro puntitos y envío automático al llegar a la cuarta cifra
- Si la persona no tiene número, la pantalla se lo dice y no hay forma de colarse
- Después queda 90 días en ese móvil, y hay un «Cerrar sesión en este aparato» para el móvil prestado o el que se vende
- Cambiar el número renueva el enlace: el viejo deja de abrir y todas sus sesiones mueren de golpe
- Sin número no hay enlace ni zona personal: el orden es alta, número y enlace
Su móvil: la sala, sus turnos y sus limpiezas
Lo que antes era un WhatsApp o una foto de un papel. Se actualiza solo, sin recargar y sin instalar nada.
- «Hola, Marta» con el logo de tu web y el nombre de tu bar, no la razón social
- Su estado ahora mismo: dentro, en la pausa o fuera, con la frase honesta «aquí no se ficha, se ficha en la pantalla del negocio»
- La sala: las mesas que están llamando ahora, sin recortar por zonas, porque quien mira el móvil no está delante de la tele
- Cronómetro que corre en pantalla cada segundo y consulta al servidor cada 8 segundos
- Los mismos tres colores que la tele de la barra: azul por debajo de un minuto, tinta hasta 2:30 y rojo por encima
- Cada mesa dice su número, su zona y qué quiere: «La cuenta, por favor» o «Que venga alguien»
- Botón «Voy yo» que se queda la mesa y no vuelve a pedir el número; si dos lo pulsan a la vez, gana el primero
- «Tu semana» de turnos: hasta 4 semanas, y solo las que has mandado al equipo
- Cada día en una línea con su horario («10:00–16:00»), o «Día libre» si el descanso está marcado a propósito, o el nombre de sus vacaciones
- «Tus limpiezas»: los huecos que le tocan, con la hora delante si la zona tiene ritmo («a las 13:00 · Aseos»), solo de las semanas mandadas
- Recordatorio de dónde se apunta: «Se apunta en la pantalla de fichar al terminar»
- «Que me avise el móvil»: lo enciende él, y quitarlo borra de verdad sus avisos. Con la instrucción concreta para iPhone
Sus horas, sus vacaciones y sus papeles
El «¿cuántas horas llevo?» a mitad de servicio se acaba: lo tiene él en el móvil, calculado con el mismo motor que tu informe.
- «Mis horas» con la promesa escrita: «Lo que hay apuntado, tal cual. Nadie puede tocarlo, tampoco la empresa»
- Cuatro meses a un toque: el actual y los tres anteriores, con el total del mes en grande y los días con actividad
- El tramo de hoy suma en vivo si está dentro, y se corta en la medianoche: una entrada de ayer no infla el día de hoy
- Los días en frases, no en tabla: «De 09:00 a 14:00 y de 17:00 a 20:30», o «Entró a las 09:00» si aún no ha salido
- Aviso rojo en los días que quedaron sin la salida: ese día está a cero hasta que se arregle, nunca se rellena por su cuenta
- Botón «Imprimir el resumen del mes (para la nómina)»: el mismo documento que saca la empresa, solo con lo suyo
- Correcciones que le propones: «Sí, es correcto» o «No es así», las dos con su número secreto. Si dice que no, queda como desacuerdo escrito y esa marca no cuenta
- «¿Te falta un fichaje?»: elige qué falta (entrada, salida, inicio o vuelta de la pausa), el día (nada futuro ni de más de 90 días atrás), la hora y qué pasó. Hasta que la empresa lo apruebe no cuenta, y así se le dice
- Vacaciones: sus últimas 6 con los días contados y su estado en llano —«Concedidas», «Esperando respuesta», «Esta vez no pudo ser»
- Pedirlas con su número: desde, hasta, una nota de 300 caracteres, solo de hoy en adelante, máximo 60 días seguidos y una petición viva por persona
- «Mi documento»: su copia congelada del art. 13, con su huella y sus evidencias
- Pie con las tres promesas: sus fichajes no se pueden modificar ni borrar, se conservan cuatro años, y desde ahí no se ficha
La baja, y las cinco herramientas que beben de esta lista
Se rellena una vez y sirve para todo lo demás. Y la baja se hace bien: se va de las listas, no del histórico.
- Baja con confirmación que te aclara que lo suyo se conserva. No se borra la fila: se guarda el día y la hora
- Desaparece al momento de la pantalla de fichar, del cuadrante, del reparto de limpiezas y de la pantalla de la barra
- Su documento del art. 13 no se borra y su histórico de horas sigue en el libro; el informe mensual sigue incluyendo a los de baja con actividad ese mes
- Su enlace personal deja de abrir en cuanto se le da de baja
- La pantalla de fichar saca de aquí las tarjetas con nombre, estado y horas de hoy; sin número no se ficha
- El cuadrante de turnos solo se pinta sobre personas activas
- En las limpiezas, el color de cada persona se asigna por orden de nombre de esta lista
- La pantalla de la barra lista hasta 40 personas activas con número puesto en «¿Quién va?», y hasta 12 fichadas dentro en el refresco
- El informe mensual y el CSV del art. 34.9 llevan una fila por persona
- El certificado de experiencia y el registro sellado de la cuenta del trabajador se calculan con las horas de esta persona
- El aviso al móvil de las mesas busca a quien está fichado dentro y lo tiene encendido; si no hay nadie, te avisa a ti
- Un email a las 06:20 solo si ayer alguien dejó la jornada sin cerrar o saltó una regla; si no quedó nada, no llega nada
Quién la usa
Lo mismo, visto por tres personas
La rejilla de su equipo con el nombre, el rol y el semáforo del número de cada uno; quién es menor de edad y qué no puede hacer; quién se ha equivocado varias veces con su número; y el QR de cada persona para dárselo. Lo que no ve nunca es el número secreto de nadie: ni el de sus empleados, ni el suyo una vez guardado. Y desde esta pantalla tampoco puede editar los datos de alguien ya creado.
El comensal no entra aquí: esta herramienta no tiene ninguna pantalla pública. Lo único que le llega es lo bueno: cuando llama desde su mesa y un camarero pulsa «Voy yo» desde el móvil, su pantalla cambia a «Marta va para allá», con la inicial de su nombre en un círculo. Ese nombre sale de esta ficha, y es todo el rastro: nunca su documento, ni su teléfono, ni su email, ni sus horas.
Su zona personal en el móvil, con su enlace y su número: su estado ahora mismo, las mesas que llaman con «Voy yo», su semana de turnos, sus limpiezas, sus vacaciones, sus horas de los cuatro últimos meses con el resumen imprimible para la nómina, las correcciones que la empresa le propone y su documento. Solo lo suyo: nada de compañeros y nada de la empresa. Y ningún botón de fichar, a propósito.
Para ponerla en marcha
Qué hace falta de tu parte
Es la base del pack: de esta lista beben la pantalla de fichar, el cuadrante de turnos, las limpiezas, la pantalla de la barra y el informe mensual, así que se rellena una vez y sirve para cinco herramientas.
Lo que no hace
Preferimos decírtelo ahora que te lleves una sorpresa después.
- No se pueden editar los datos de una persona ya creada. Si un apellido, el teléfono, el email, el rol o el documento están mal, hay que dar de baja y volver a dar de alta.
- Tú no puedes poner el número secreto de un empleado. Nunca. Si no está delante, hoy no ficha: la vía es restablecerlo y que lo teclee él en los 20 minutos siguientes.
- No se puede dar de alta a todo el equipo de golpe con un Excel: las personas se ponen una a una. Tampoco hay foto de la persona.
- «Encargado» y «Empleado» ven exactamente lo mismo: el rol es una etiqueta descriptiva. El único con efecto es «Dueño», y solo para poder fijarse su propio número.
- No hay aviso al empleado cuando le publicas el cuadrante o le concedes vacaciones: se entera al entrar en su zona. Y la baja le corta el acceso sin avisarle: se da cuenta al intentar entrar.
¿Te lo contamos con tu negocio delante?
Déjanos tu teléfono y te llamamos. Sin compromiso y sin que tengas que dar ningún dato más.
- Te preguntamos cómo trabajas antes de enseñarte nada.
- Te decimos qué herramientas te sirven y cuáles no.
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