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Los aseos repasados a su hora, y con nombre
Tú dices cada cuánto hay que pasar por los aseos, la cocina o el salón. El sistema reparte los huecos entre tu gente, quien limpia lo apunta con su número en la pantalla de fichar, y la zona que se pasa de hora se enciende sola.
La pantalla de verdad, con los datos de un bar de ejemplo.
El problema
El folio de la puerta del aseo que nadie firma
Ya sabes cómo acaba el cuaderno de casillas con el bolígrafo colgado de un cordel: o se rellena a las once de la noche de golpe, con la mano de siempre y todas las horas puestas a ojo, o no se rellena. Y cuando alguien pregunta a qué hora se pasó por última vez por el aseo de señoras, nadie lo sabe. Se dice «esta mañana» y se cambia de tema.
Luego está el reparto. El turno de limpieza suele funcionar por tradición oral: se lo dijiste a uno un jueves, ese uno se lo dijo a otro, y un sábado de agosto aparece el «yo pensaba que le tocaba a él». Cada lunes vuelves a explicar lo mismo, mandas una foto de un papel al grupo de WhatsApp, y aun así hay alguien que no lo ha visto.
Y el aseo es de lo primero que aparece en una reseña mala. Un sábado a las dos de la tarde, con el local lleno, nadie está mirando si hace tres horas que no entra nadie a los baños. Si tú estás en casa, mucho menos. Cuando te enteras, ya te lo han escrito en internet.
Cómo funciona
De principio a fin
La primera vez ya te encuentras cuatro zonas puestas: los dos aseos cada dos horas, la cocina y el salón una vez al día. Las ajustas a tu local en un minuto: cada cuánto se repasa, entre qué horas cuenta y qué días toca. Y añades las tuyas: terraza, barra, almacén.
Arriba eliges a una persona y vas tocando los huecos de la semana. Cada toque se guarda solo, sin recargar nada. Una zona de «cada 2 horas de 09:00 a 21:00» ya viene partida en seis huecos al día: 09:00, 11:00, 13:00, 15:00, 17:00 y 19:00.
«Mandárselo al equipo» y cada uno ve sus limpiezas en su móvil, con su día y su hora. Si prefieres papel, «Imprimirla» te saca una hoja A4 para la pared de la cocina, con una raya en los huecos que quieras rellenar a boli.
En la misma pantalla en la que tu gente ficha al entrar hay un botón «He limpiado…». Toca la zona, teclea sus cuatro cifras y sale «Apuntado: aseo de hombres, a las 12:40, Yolanda». No hay que instalar ninguna aplicación ni buscar ningún papel.
Cada zona con su sello: «Al día», «Hoy no», o «Toca ya» en azul parpadeando cuando se ha pasado de su hora. Con la hora del último repaso, quién pasó y a qué hora hay que volver. Lo mismo aparece en tu panel y en la portada, así que lo ves también desde el móvil sin estar en el local.
Todo lo que hace
Función por función
Tus zonas y el ritmo de cada una
Una zona es un sitio del local con su ritmo: los aseos no se repasan igual que el almacén. Se ajusta todo en un cuadro y se guarda de una vez.
- Cuatro zonas ya puestas la primera vez que entras: Aseo de hombres y Aseo de mujeres cada 2 horas, Cocina y Salón una vez al día
- Hasta 12 zonas activas a la vez, con el nombre que tú quieras (hasta 80 caracteres): Terraza, Barra, Almacén, Cámara
- Cada cuánto se repasa: una vez al día, o cada 1, 2, 3, 4, 6 u 8 horas
- La franja del día en la que cuenta esa zona: de 09:00 a 21:00 de fábrica, y la cambias tú
- Los días que toca cada zona, con siete casillas L M X J V S D. Sin marcar ninguna, se entiende que todos los días
- Un solo botón «Guardar las zonas» que guarda todas las filas de golpe: nombre, ritmo, horas y días
- Quitar una zona la apaga, no la borra: «Lo ya apuntado en ella se conserva»
- El ritmo escrito igual en todas las pantallas: «cada 2 horas · lunes y jueves», «una vez al día»
El reparto de la semana, pintando con el dedo
Una parrilla con tus zonas y los siete días. Eliges a una persona arriba y vas tocando los huecos que le tocan. Se guarda solo, casilla a casilla.
- El ritmo parte el día en huecos por su cuenta: «cada 2 horas de 09:00 a 21:00» son 6 huecos, y cada uno tiene su responsable (máximo 12 huecos por zona y día)
- Cambiar «cada 4 horas» por «cada 2 horas» reorganiza la semana entera al momento, sin volver a repartir a mano
- Una fila por zona y siete columnas de lunes a domingo; la columna de hoy en azul y rotulada «· hoy»
- Una pastilla por persona de tu equipo, más el pincel «Nadie» para dejar un hueco libre
- Cada persona con su color, siempre el mismo, y el nombre escrito dentro de la casilla
- Una × roja en cada casilla asignada que libera el hueco sin tener que cambiar de pincel
- Los días que la zona no toca salen con una raya y no se pueden pintar, ni en pantalla ni en la hoja impresa
- A quien tiene vacaciones dadas no se le puede poner limpieza: avisa y no lo guarda
- Un hueco, una persona: volver a pintar sustituye, nunca duplica
- Flechas para ir de semana en semana, sin tope hacia atrás ni hacia delante, con el título en llano: «Semana del 4 al 10 de agosto · esta semana»
La semana que viene, en un clic
Repartir la semana se hace una vez. La siguiente es un botón, el cartel de la cocina es otro botón, y avisar al equipo es un tercero.
- «Copiarla a la semana que viene»: calca todos los huecos siete días adelante
- La copia no pisa lo que ya hubieras puesto, salta las zonas apagadas y salta los días de vacaciones dadas
- Y te dice cuántos huecos ha puesto: «Copiada a la semana que viene: 34 huecos puestos»
- «Imprimirla»: hoja A4 apaisada con el nombre del negocio y la semana, para colgarla en la cocina
- Los huecos sin asignar salen con una raya para rellenarlos a boli en el local
- El diálogo de imprimir se abre solo, y sale solo la hoja: ni menús ni nada de la pantalla
- «Guardar como PDF» en el mismo diálogo si la quieres en archivo en vez de en papel
- «Mandárselo al equipo»: a partir de ahí cada uno la ve en su móvil
- El botón se pone verde y parpadea en cuanto has cambiado algo y no lo has mandado todavía
- Y si te vas de la página con cambios sin mandar, el navegador te lo pregunta antes
- Arriba pone siempre si esa semana está «Mandada al equipo» o «Aún sin mandar al equipo»
El semáforo: la zona que se pasa de hora se enciende sola
Es la parte de arriba de la pantalla, la que se ve en la imagen: cada zona en su tarjeta, con su estado de ahora mismo. No hay que buscar nada.
- Sello de estado en cada zona: «Al día» en verde, «Hoy no» en gris y «Toca ya» en azul parpadeando
- La tarjeta de la zona que toca ya se marca entera con contorno azul
- «Última a las 12:10 · Yolanda»: la hora del último repaso de hoy y quién lo hizo
- «Siguiente repaso antes de las 13:40», calculado con el ritmo de esa zona
- «Hoy le toca a Marta y a Yolanda», leído del reparto del día; o «Hoy sin nadie asignado · repártela abajo»
- Una línea de resumen: «Hoy se han apuntado 7 limpiezas. 2 zonas esperan repaso», o «Todo al día» en verde
- Cuadro «Lo apuntado hoy» con las 12 últimas: hora, zona y nombre, de la más reciente a la más antigua
- Todo se calcula al abrir la pantalla, con el reloj de ese momento: no hay procesos por detrás que se puedan quedar colgados
- El mismo estado, con las mismas palabras, en cuatro sitios: esta pantalla, la de fichar, tu panel y la portada de tu área
Se apunta donde tu gente ya está: la pantalla de fichar
No hay aplicación que instalar ni QR que buscar. El botón está en la misma pantalla del local en la que fichan al entrar. Esa es la diferencia entre que se use y que no.
- Botón «He limpiado…» en la tarjeta de cada persona de la pantalla de fichar; solo sale si tienes zonas puestas
- Botones grandes con tus zonas, y la que toca ya en azul y en negrita: ve lo urgente sin que nadie se lo diga
- Teclea sus 4 cifras en el teclado de la pantalla y se envía solo al cuarto dígito
- Confirmación a pantalla completa: «Apuntado: aseo de hombres, a las 12:40, Yolanda»
- La hora que queda es la del reloj del servidor, no la que teclee nadie
- Sin número secreto no se puede apuntar; y tú no puedes poner el número de otro, solo restablecerlo para que lo teclee él
- Si se falla el número, hace esperar unos segundos y va subiendo, pero nunca cierra la puerta: nadie se queda sin poder marcar por los fallos de un compañero
- El apunte no toca el libro de fichajes: es organización del local, no registro de jornada, y la propia pantalla lo dice
- La pantalla del local se refresca sola cada 4 minutos, y nunca mientras alguien tiene el teclado abierto
- La zona pasada de hora sale también como pista en esa pantalla, a la vista de todo el turno
Lo que ve tu gente en el móvil, y dónde te lo encuentras tú
Cada uno ve lo suyo en su móvil, y tú te encuentras el aviso sin ir a buscarlo, en el panel y en la portada de tu área.
- «Tus limpiezas» en la zona personal de cada empleado: día, hora y zona («Mié 6 — a las 11:00 · Aseo de hombres»)
- Solo lo suyo: desde su móvil nadie ve el reparto de los demás
- Solo las semanas que hayas mandado al equipo, y hasta 4 semanas a la vista
- Detrás de su enlace privado más su número la primera vez en cada aparato, con la sesión guardada 90 días
- El enlace se le entrega como QR en la propia pantalla de fichar, tecleando su número
- Si cambia su número, el enlace antiguo deja de abrir: la puerta se cierra sola
- En tu panel, la tarjeta «Cuadrante de limpiezas» con las 3 primeras zonas y su estado de verdad
- En la portada, en «Te está esperando»: «La zona "Aseo de hombres" ya toca» o «3 zonas ya tocan», con el botón «Ver limpiezas»
- Y la tarjeta «Limpiezas» con su punto rojo o verde y el dato: «2 zonas · de 4 pendientes hoy» o «Al día · las 4 repasadas»
- Cada negocio ve solo lo suyo: sus zonas, su gente y sus apuntes. Nadie de fuera toca nada
Quién la usa
Lo mismo, visto por tres personas
Su pantalla es «Limpiezas», dentro de su área de cliente. Arriba, el día zona a zona: estado, hora del último repaso, quién pasó, hora límite del siguiente y a quién le toca hoy; más el cuadro «Lo apuntado hoy» con las 12 últimas. Debajo, el cuadro de sus zonas (nombre, ritmo, franja, días, crear y quitar) y la parrilla de la semana con el pincel. Arriba, tres botones: Imprimirla, Copiarla a la semana que viene y Mandárselo al equipo. Y el mismo semáforo en su panel y en la portada, para verlo desde el móvil sin estar en el local. Lo que no tiene: pantalla de días anteriores. Solo se ve lo de hoy.
Nada. Esta herramienta no tiene ninguna pantalla para el cliente: no escanea nada, no da ningún dato y no se le pide nada. Lo único que nota es el efecto, que es de lo que se trata: entrar al aseo y encontrárselo repasado.
En la pantalla del local, el botón «He limpiado…» en su tarjeta: elige la zona (en azul la que toca ya), teclea sus cuatro cifras y ve la confirmación con la hora y su nombre. Y en su móvil, detrás de su enlace privado y su número, la sección «Tus limpiezas» con sus zonas, sus días y sus horas de las semanas que le hayas mandado. Solo lo suyo. No puede cambiar zonas, ni repartir, ni borrar un apunte hecho.
Para ponerla en marcha
Qué hace falta de tu parte
Coge las personas y sus números de «Mi gente», se apunta dentro de la misma pantalla de fichar del control horario, respeta las vacaciones que ya diste en el cuadrante de turnos, y hace pareja con los botones de opinión: uno organiza el repaso del aseo y el otro le dice si se nota.
Lo que no hace
Preferimos decírtelo ahora que te lleves una sorpresa después.
- No es un registro sanitario ni un plan APPCC, y no sustituye ningún libro oficial de limpieza y desinfección. Tampoco es el registro de jornada: son cosas distintas y la propia pantalla lo dice
- No avisa por su cuenta. No manda email, ni mensaje al móvil, ni WhatsApp cuando una zona se pasa de hora: el aviso está en la pantalla del local, en su panel y en la portada
- Solo se ve lo apuntado hoy (las 12 últimas líneas). No hay pantalla de días anteriores, ni informe de la semana o del mes, ni hoja de cálculo del registro
- No comprueba que quien apunta sea el que tenía ese hueco asignado. El reparto dice a quién le toca; el apunte dice quién lo hizo. Son dos cosas y no se cruzan
- Una zona es un nombre y un ritmo, y un apunte es zona, persona y hora. No hay foto, ni lista de tareas dentro de la zona, ni producto usado, ni observaciones, ni instrucciones de cómo limpiar cada sitio
¿Te lo contamos con tu negocio delante?
Déjanos tu teléfono y te llamamos. Sin compromiso y sin que tengas que dar ningún dato más.
- Te preguntamos cómo trabajas antes de enseñarte nada.
- Te decimos qué herramientas te sirven y cuáles no.
- Si ya eres cliente, te pasamos con quien te lleva.