Suite Clienty · Mi personal
Tu gente ficha en el TPV. Los papeles, en un botón
El registro de jornada que te obliga a llevar el artículo 34.9, funcionando en la pantalla que ya tienes. Cada uno ficha con su número secreto de 4 cifras y los fichajes quedan sellados: no se pueden borrar ni retocar, ni tú ni nosotros.
La pantalla de verdad, con los datos de un bar de ejemplo.
El problema
El cuaderno de la barra no prueba nada
La ley te obliga a llevar el registro diario de la jornada de toda tu gente, a guardarlo cuatro años y a tenerlo a mano para el trabajador, para sus representantes y para la Inspección de Trabajo. Y la sanción se cuenta por centro de trabajo. El problema es que el cuaderno de la barra y el Excel del ordenador de la oficina se pueden rellenar el domingo por la tarde, con todo el mes ya pasado. Precisamente por eso no prueban nada: cualquiera puede escribir ahí lo que quiera y cuando quiera.
Y luego está el día a día, que cansa más que la ley. «No me acuerdo a qué hora se fue el martes». «Esas horas no las hice yo». El chaval que entró a las nueve y jura que a las ocho y media. La gestoría que te pide las horas del mes y tú con la calculadora y las fotos de un papel en el móvil. La chica de la tarde que te pregunta cada semana cuántas horas lleva, y tú sumando a mano para contestarle.
Aquí el fichaje se sella en el momento en que se hace. Lleva la huella del anterior, la propia base de datos rechaza cualquier intento de tocarlo, y las horas se cuentan igual para los dos: lo que tú ves es exactamente lo que ve tu empleado en su móvil. Cuando alguien se olvida de fichar, no se rellena a ojo: se pregunta, y lo firman los dos.
Cómo funciona
De principio a fin
Tus datos de empresa (nombre fiscal, CIF, domicilio y convenio) ya vienen puestos con lo que tenemos de tu ficha. Dices dónde se trabaja: al menos un centro. Lees los papeles enteros en pantalla, ya con tus datos dentro, los aceptas, escribes tu nombre y apellidos y teclas un código de 6 cifras que te llega a tu email. Se puede dejar a medias y volver otro día: se guarda por dónde ibas.
Por persona: nombre, DNI o NIE (se comprueba la letra de verdad, un documento inventado no entra) y fecha de nacimiento. El teléfono y el email son opcionales. Si es menor de edad, su tarjeta lo dice con sus cuatro límites escritos, y luego se aplican al contar las horas.
El panel te da la dirección, un botón «Copiar la dirección» y un QR. La abres en el TPV, en una tablet o en un móvil viejo. No se instala nada. La primera pantalla desde la que alguien fiche queda autorizada sola; a partir de ahí solo se ficha desde las tuyas.
Tú le das a «Restablecer su número» y se abre una ventana de 20 minutos para que la persona teclee sus 4 cifras ahí mismo, dos veces. Tú no llegas a saberlo en ningún momento: eso es justo lo que hace que su fichaje valga.
Cada uno toca su nombre, teclea sus cuatro cifras y la pantalla le contesta «Has entrado a las 08:03, Marta». Tú entras a tu panel cuando quieras a ver quién está dentro y cuántas horas lleva cada uno este mes. Y el día que te pidan los papeles, los sacas de un botón.
Todo lo que hace
Función por función
La pantalla de fichar
Es una dirección web con su QR, abierta en el aparato que ya tienes en la barra. Sin programas, sin instalar nada y sin aprender nada: se toca el nombre y se teclean cuatro cifras.
- Se abre en el TPV, en una tablet o en un móvil viejo: una dirección web con su QR y un botón «Copiar la dirección»
- El QR se dibuja dentro del propio navegador: la dirección de tu pantalla no viaja a ningún servicio de fuera
- Una tarjeta por persona con su estado de verdad: «Fuera», «Dentro desde las 08:03», «En pausa desde las 13:10»
- Solo te ofrece lo que toca: fuera, Entrar; dentro, Salir y Empezar pausa; en pausa, Volver de la pausa y Salir
- Teclado de 4 cifras en pantalla con puntitos de progreso; se manda solo al cuarto dígito, sin botón de aceptar
- Contesta en cristiano: «Has entrado a las 08:03, Marta», con las horas de hoy de cada uno a la vista
- Reloj grande con el día en letra, que se pone al día cada 20 segundos
- La pantalla se recarga sola cada 4 minutos, y nunca mientras alguien tiene el teclado a medias
- En esa pantalla no hay más dato de nadie que el nombre de pila y las horas de hoy: la ve todo el que pase por el mostrador
- Solo se ficha desde las pantallas de tu negocio: cada aparato se marca durante 2 años, la primera que fiche queda autorizada sola, y las puedes renombrar («La tablet de la barra») o quitar
- Si dos personas fichan en el mismo instante, el fichaje se reintenta hasta 6 veces: con 20 fichando a la vez entran los 20
- Un enlace que no cuadra da una pantalla neutra de «este enlace no vale», sin decir de quién era
Nadie ficha por nadie
El número secreto es de la persona, no del negocio. Es la regla que sostiene todo lo demás: sin ella, cualquier fichaje se discute con un «mi jefe me cambió el número».
- 4 cifras que teclea la propia persona en la pantalla de fichar, dos veces para que no se equivoque
- El dueño no puede ponerle el número a otro. Solo existe «Restablecer su número», que abre una ventana de 20 minutos para que lo ponga ella
- El número se guarda cifrado: no se puede leer ni recuperar, tampoco por nosotros
- Se rechazan los números fáciles: los diez de cuatro cifras iguales, las escaleras (1234, 9876) y los pares repetidos (1212, 2020), y se explica por qué
- Cuando le restablecen el número, a la persona le llega un email avisando. El aviso, nunca el número
- Queda apuntado quién lo restableció y desde qué aparato lo puso ella: si algún día se discute un fichaje, esa es la prueba
- El freno nunca llega a bloquear: los dos primeros fallos salen gratis y luego 1, 2, 4 y 8 segundos, con tope de 10 segundos
- El freno por línea no empieza hasta los 20 fallos, porque en un quiosco fichan veinte personas desde el mismo wifi y castigar la línea sería castigar al bar entero
- Si alguien se ha liado y está esperando, le quitas la espera de un clic desde Mi gente
- El mismo freno protege la pantalla de fichar, la zona del móvil, las correcciones y el cambio de número
Por qué esto sí vale cuando te lo piden
No es que la pantalla no tenga un botón de borrar: es que la base de datos rechaza el borrado con un error. Ni tú, ni tu encargado, ni nosotros.
- El libro de fichajes solo crece: cualquier intento de editar o borrar un fichaje lo rechaza la propia base de datos
- Cada fichaje lleva la huella del anterior, encadenados uno detrás de otro desde el primero
- La huella firma el fichaje entero, incluida la hora a la que llegó de verdad: es lo que distingue un fichaje real de uno metido después
- Cada fichaje guarda también desde qué aparato se hizo y en qué momento se registró
- Al abrir el informe del mes se recorre el libro y se comprueba la cadena delante de quien mira: «los fichajes encajan unos con otros», o el fichaje exacto que falla y por qué
- Cada noche a las 23:55 se escribe el sello del libro en un fichero fuera de la base de datos, y los sellos también van encadenados: no se puede quitar una noche de en medio sin que se vea
- Nada se rellena por suposición: un día en el que no se fichó la salida suma cero horas y lo dice. Poner una hora a ojo sería inventarse un registro legal
- El tramo abierto se corta en la medianoche: una entrada de ayer no infla las horas de hoy
- Los papeles que firmas se congelan con su huella y su hora: si mañana cambia el texto general o tu razón social, tu copia no se mueve
- Anular un documento no lo borra: pasa a «SIN EFECTO» con quién lo anuló, cuándo y por qué al lado
Me piden los papeles
Es una puerta de tu panel, con ese nombre. Dentro está todo lo que te puede pedir la Inspección, tu gestoría o tu propia gente, ya hecho.
- Informe del mes listo para imprimir o guardar en PDF: cabecera con razón social, CIF y domicilio, una tabla por persona con sus tramos y sus horas, el total y dos huecos de firma
- La comprobación de la cadena sale arriba del informe, calculada en el momento de abrirlo
- CSV del mes para la gestoría, con punto y coma y preparado para que Excel no rompa las tildes, con una fila TOTAL por persona
- Resumen mensual individual por persona para entregar con la nómina en los contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c), con su tabla día a día y dos bloques de firma
- Enlace de solo lectura para la Inspección, para tu gestoría o para los representantes: dura 15 días y lo puedes cerrar antes cuando quieras
- De ese enlace solo se guarda su huella y se te enseña una única vez: «cópialo ahora, no se puede volver a ver»
- El enlace de los representantes sale con los apellidos en inicial
- Quien entra por el enlace ve el informe y nada más: puede pasar de mes y bajar el CSV, pero no toca nada ni ve ningún otro dato del negocio
- Un enlace caducado o cerrado da «este enlace no vale. O ha caducado o la empresa lo ha cerrado»
- Los días de vacaciones, baja o permiso salen en el informe como lo que son, y un fichaje encima de un día de vacaciones sale señalado
- Los meses de quien causó baja siguen saliendo: su registro no se va con la persona
- El resumen que imprime el trabajador es el mismo documento, sacado del mismo cálculo, que el que sacas tú
Los olvidos se arreglan preguntando
Es la pantalla de al lado: tu panel te habla en una frase y lo que queda pendiente son preguntas con botón, no una bandeja de tareas. Un olvido no se corrige a mano: se acuerda entre los dos.
- El panel te lo cuenta en una frase: «Ahora mismo están trabajando Marta, Juan y Lucía. Las horas se van apuntando solas»
- Lo pendiente son preguntas: «El martes Marta se fue sin fichar la salida. ¿A qué hora se fue?», con la hora sugerida ya puesta en el botón y un «Fue a otra hora» debajo
- El fichaje no se edita: se añade una marca acordada, escrita con la hora acordada y no con la de ahora, y el original se queda en el libro
- Firman los dos: tú desde tu zona y la persona con su número en la pantalla de fichar. Ninguno de los dos puede cerrar lo que espera la conformidad del otro
- Si la persona dice que no fue así, queda como desacuerdo, la marca no cuenta y nadie lo pisa: «habladlo y propónla de nuevo si toca»
- La persona también puede pedirla ella («¿Te falta un fichaje?») con su número, hasta 90 días atrás, contando en una frase qué pasó
- Mientras una corrección está en trámite, el aviso de ese día no vuelve a salir: no se pide dos veces lo mismo
- Las últimas 15 correcciones ordenadas por lo que más corre: primero lo que te espera a ti
- En el informe y en el resumen, las marcas acordadas salen señaladas («arreglado entre los dos»). No se disimulan
- Avisos que avisan y no bloquean: más horas de las que permite el perfil, descanso corto entre una jornada y la siguiente, y las tres reglas del menor de edad (máximo 8 h al día, nada entre las 22:00 y las 06:00, y descanso a partir de 4 h y media)
- Un email a las 06:20 solo si ayer quedó algo sin cerrar o saltó un aviso. Si no hay nada, no te llega nada
- Y cuando no hay nada, se dice: «No tienes nada pendiente. Todo en orden»
Las horas de cada uno, sin preguntar a nadie
Los seis últimos meses, persona a persona y día a día, contado en frases. Es la pantalla a la que vas cuando alguien te pregunta cuántas horas lleva.
- Los 6 últimos meses en pastillas, arriba, y lo más reciente primero
- Por persona: el total del mes en grande, los días trabajados y «Ahora está dentro» en verde si lo está
- Quien está dentro ahora mismo suma en la pantalla, en vivo
- Los días contados en frases: «De 08:01 a 14:00 y de 16:32 a 19:30», con «Con 2 h 32 min de descanso entre medias» debajo
- Las horas como las dice una persona: 462 minutos son «7 h 42 min»
- El día que quedó sin salida sale en rojo, a 0 h, con su explicación y el arreglo ahí mismo, con la hora sugerida
- Marcas de contexto en los días: «arreglado entre los dos» y «ojo: era día de vacaciones»
- Botones «Imprimir este mes» y «Para Excel» arriba, con el pie que explica para qué sirve cada uno
- Quien causó baja sigue apareciendo: «Causó baja: sus horas se conservan»
- Las cuatro puertas del panel llevan su dato ya puesto: «En agosto: Marta 96 h · Juan 71 h», «Agosto listo para imprimir», «4 personas · Juan vacaciones del 12 al 20», «3 papeles guardados»
Lo de tu gente, en su móvil
Cada uno se lleva su enlace con un QR y ahí tiene lo suyo: sus horas, su resumen para la nómina y sus papeles. Fichar, no: fichar es en la pantalla del negocio, a propósito.
- Desde la pantalla de fichar, con su número, cada uno se lleva un QR con su enlace personal al móvil
- El enlace solo no basta: la primera vez en cada aparato pide su número, y luego esa sesión dura 90 días
- Ahí ve sus horas mes a mes (4 meses), con el día de hoy sumando en vivo
- Imprime el mismo resumen del mes para la nómina que sacas tú: no hay dos cuentas que puedan salir distintas
- Responde las correcciones (Sí, es correcto / No es así), avisa de un fichaje que le falta y pide vacaciones, siempre con su número
- Ve su semana del cuadrante y las zonas que le toca limpiar, si has mandado la semana al equipo
- Cambia su número cuando quiera; al cambiarlo se renueva su enlace y se cierran las sesiones de sus aparatos
- Al darla de alta, si tu alta legal está firmada, se le firma y se le entrega su documento de información de protección de datos con su nombre dentro, y él lo puede imprimir cuando quiera
- Desde el móvil no hay ningún botón de fichar: eso es lo que permite defender que un fichaje se hizo en el local
- Solo ve lo suyo: ni a sus compañeros, ni datos de la empresa, ni el libro
- Si quiere, se lleva su cuenta de Clienty Equipo con todos sus empleos, su certificado de experiencia imprimible con un QR que cualquiera comprueba en vivo, y su hoja de fichajes del mes sellada
Quién la usa
Lo mismo, visto por tres personas
Su panel: una frase con quién está trabajando ahora, «Funcionando desde el 14 de agosto», las preguntas pendientes con botón, la banda azul con la pantalla de fichar y su QR, la lista de pantallas autorizadas y cuatro puertas grandes con su dato ya puesto (las horas de cada uno, me piden los papeles, mis empleados, documentos legales). Dentro: las horas mes a mes, el informe, el CSV, los resúmenes de nómina, los enlaces temporales y sus papeles firmados con su huella. Lo que NO puede: ver el número de nadie, editar o borrar un fichaje, ni ponerle el número a otra persona.
El cliente que se toma un café no entra en esta herramienta en ningún momento: no escanea nada, no da ningún dato y no hay ninguna pantalla para él. Lo único que puede ver, si la pantalla de fichar está en el mostrador, son nombres de pila y las horas de hoy. Quien sí entra por un enlace es la Inspección, la gestoría o los representantes: una página de solo lectura con el informe del mes, un cartel que dice quién lo abrió y cuándo caduca, y nada más.
En la pantalla del negocio: su nombre, su estado, sus horas de hoy, los botones que le tocan, el teclado de su número, las correcciones que tiene por revisar, «¿Te falta un fichaje?», «Mi zona personal» y «He limpiado…» si el negocio tiene zonas. En su móvil: sus horas mes a mes, su resumen imprimible para la nómina, sus vacaciones con el estado en cristiano (Concedidas, Esperando respuesta, Esta vez no pudo ser), su semana, sus limpiezas, su número y su copia del documento de protección de datos. Lo que NO puede: fichar desde el móvil, ver a sus compañeros ni tocar sus propios fichajes.
Para ponerla en marcha
Qué hace falta de tu parte
Se apoya en Mi gente, que es de donde salen las personas y sus números; en el cuadrante, que es donde se apuntan y se conceden las vacaciones que luego aparecen en el informe; en las limpiezas, que ponen el botón «He limpiado…» en esa misma pantalla; y en tu web de Clienty Place, que le presta el logo del negocio al quiosco y al móvil de tu gente.
Lo que no hace
Preferimos decírtelo ahora que te lleves una sorpresa después.
- No hay huella, ni cara, ni GPS. Quien ficha lo demuestra con su número secreto y con la pantalla autorizada del negocio.
- Desde el móvil del trabajador no se ficha. Es una decisión, no un olvido: fichar es en la pantalla del bar. Quien busque «fichar desde casa» no va a estar cómodo aquí.
- No funciona sin internet. El quiosco no guarda fichajes en el aparato para subirlos después: si se cae la línea, no se ficha.
- No calcula nóminas, ni horas extra, ni saldos de horas, ni los días de vacaciones que le quedan a cada uno. Te da las horas registradas.
- No trae el histórico de antes: el libro empieza el día que lo activas. Y es una empresa por cuenta (varios centros de trabajo, sí; varias sociedades, no).
¿Te lo contamos con tu negocio delante?
Déjanos tu teléfono y te llamamos. Sin compromiso y sin que tengas que dar ningún dato más.
- Te preguntamos cómo trabajas antes de enseñarte nada.
- Te decimos qué herramientas te sirven y cuáles no.
- Si ya eres cliente, te pasamos con quien te lleva.